Kamis, 05 Mei 2011

pelajaran tentang excel

  istilah-istilah dan fungsi formula excel 2007

excel-2007Microsoft Excel merupakan perangkat lunak untuk mengolah data secara otomatis meliputiperhitungan dasar, penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen data.Perangkat lunak ini sangat membantu untuk menyelesaikan permasalahan administratif mulai yang paling sedernaha sampai yang lebih kompleks. Permasalahan sederhana tersebut misalnya membuat rencana kebutuhan barang meliputi namabarang, jumlah barang dan perkiraan harga barang.  Contoh permasalahan yang lebih kompleks adalah pembuatan laporan keuangan (general ledger) yang memerlukan banyak perhitungan, manajemen data dengan menampilkan grafik atau pivot tabel atau penggunaan fungsi-fungsi matematis ataupun logika pada sebuah laporan. untuk lebih jelasnya fungsi-fungsi tersebut di sampaikan pada paparan di bawah ini
Istilah-istilah dalam Excel
1. Cell : merupakan bagian terkecil dari worksheet yng dapat diisi dengan jumlah karakter (max. 255 karakter) isi cell dapat berupa value, formula atau text. Contoh : cell A3, cell D5
2. Worksheet (lembar Kerja) : merupakan kumpulan dari 256 kolom dan 65536 baris.
3. Workbook (buku kerja) : merupakan kumpulan dari 256 worksheet (berlabel sheet1 sampai sheet 256)
4. Range : merupakan sekelompok cell yang akan mendapataksi sama sesuai perintah yang anda jalankan. Pemberian alamat/ address dilakukan mulai dari cell sudut kiri atas sampai cell sudut kanan bawah. Contoh : A4:D6 → range mulai dari cell A4 sampai cell D6
5. Alamat Relatif : merupakan alamat yang jika dituliskan kedalam bentuk rumus atau fungsi akan berubah jika dicopy ke cell lain.
Contoh : cell berisi formula A5*6 ,B3 dicopy ke C5 formula pada C5 berubah menjadi B8*6
6. Alamat Semi Absolut : merupakan alamat yang dituliskan dengan tanda $ didepan baris atau kolomsehingga nilai tidak akan berubah.
Contoh : Cell B1 berisi formula $A1*7,B1 dicopy kan ke D5 formula pada D5 menjadi $A5*7
7. Alamat Absolut : merupakan alamat yang dituliskan dengan tanda $ didepan baris dan kolom.tekan tombol F4 untuk menghasilkan alamat absolut pada formula bar. Contoh : cell B1 berisi formula $A$1&5,B1 dicopy kan ke C3 formula pada C3 menjadi $A$1*5
8. Name Box : menunjukkan pada cell/ range yang aktif saat itu. Anda dapat juga membuat nama range melalui kotak nama disebelah kiri formula bar.
Contoh : Holla nama lain range A5:G7
Menulis Rumus
1.Operasi Logika
Dibawah ini terdapat operasi logika anda dapat menggunakan operasi resali atau perbandingan dengan lambang yang digunakan pada Excel dan fungsinya sebagai berikut :
a. = : sama dengan
b. > : lebih besar dari
c. < : lebih kecil dari d. >= : lebih besar atau sama dengan
e. <= : lebih kecil atau sama dengan f. <> : tidak sama dengan
2. Menggunakan Fungsi
Fungsi sebenarnya adalah rumus yang sudah ada disediakan oleh Excel 2003, yang akan membantu dalam proses perhitungan. Kita tinggal memanfaatkan sesuai dengan kebutuhan. Umumnya penulisan Fungsi harus dilengkapi dengan argumen, baik erupa angka, label, rumus, alamat sel atau range. Argumen ini harus ditulis dengan diapit tanda kurung ().
A.Fungsi Logika
Fungsi logika adalah fungsi yang digunakan untuk menyelesaikan perhitungan-perhitungan yang berhubungan dengan pengambilan keputusan fungsi logika yang digunakan adalah :
1. Fungsi If :
Bentuk penulisannya : =If(kondisi,nilai jika benar,nilai jika salah)
Contoh : =If(A5<17,”anak-anak”,”dewasa”)>30,”panas”,if(A5>0,”hangat”,”dingin”))
2. Fungsi String
Fungsi string berfungsi untuk mengubah isi text numeric menjadi bilangan
1. Fungsi VALUE :
digunakan untuk merubah nilai value menjadi nilai text,
penulisannya : =VALUE(text)
2. Fungsi FIND :
digunakan untuk menghasilkan posisi substring dari sebuah string atau suatu nomor yang dicari,penulisannya : =FIND(cari text,pada text,mulai nomor)
3. Fungsi MID
digunakan untu mengambil karakter tertentu dari sederet karakter, penulisannya : =MID(text,posisi awal,jumlah karakter)
4. Fungsi LEFT atau RIGHT :
digunakan untuk mengambil substring sebelah kiri atau kanan string, penulisannya =LEFT atau =RIGHT(text,jumlah karakter)
5. Fungsi REPLACE :
digunakan untuk menggantikan substring dengan substring lain dalam sebuah string (sederetan karakter atau karakter),
penulisannya : =REPLACE(text lama,nomor awal,jumlah karakter,text baru)
6. Fungsi CONCATENATE :
digunakan untuk menggabungkan string menjadi satu kalimat maksimal 30 string,
penulisannya : =CONCATENATE(text1,text2,…)
B. Fungsi Tabel :
Fungsi HLOOKUP dan VLOOKUP digunakan untuk membaca tabel secara vertikal (VLOOKUP) atau secara horizontal (HLOOKUP),
penulisanya : =HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,…)
=VLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,…)
Fungsi yang sering digunakan
1. fungsi Sum :
Digunakan untuk menjumlahkan sekumpulan data pada satu range, penulisannya : =SUM(number1,number2,..)
2. Fungsi Average :
Digunakan untuk mencari nilai rata-rata,
penulisannya : =average(number1,number2,…)
3. Fungsi Max :
Digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data, penulisannya : =max(number1,number2,…)
4. Fungsi Min:
Digunakan untuk mencari nilai terendah dari sekumpulan data, penulisannya : =max(number1,number2,…)
5. fungsi Count :
Digunakan untuk menghitung jumlah data dari range yang kita pilih
6. Fungsi Stedev :
Digunakan untuk menentukan standart devisiasi dari suatu range, penulisannya : =stedev(number1,number2,…)
7. Fungsi Var :
Digunakan untuk menentukan nilai varience dari suatu range, penulisannya : =var(number1,number2,…)

Berbagi Ilmu

Tips Microsoft Excel : Membuat Kombinasi Rumus Dalam Sebuah Kalimat

Tips kali ini adalah tentang membuat suatu gambaran dari data-data yang ada digabung menjadi satu yang nantinya menjadi sebuah informasi yang menjadi satu kesatuan dengan kata lain kombinasi sebuah rumus didalam sebuah kalimat.
Biasanya hal ini bisa kita gunakan ketika membuat suatu laporan sehingga kita tidak perlu mengetik ulang ketika data yang menjadi acuan bertambah terus karena sebelumnya kita sudah membuat satu patokan dalam menentukan informasi tersebut muncul.
Contoh kali ini saya ambil adalah tentang data warga disuatu RT yang berisi nama, alamat dan keterangan lainnya yang menyangkut data warga tersebut.
Ok sekarang coba perhatikan gambar dibawah ini :

Gambar diatas kita umpamakan adalah database warga disebuah perumahan di suatu RT, data berisi informasi Nopen (nomor Penduduk), Nama Warga, Alamat lama (sebelum pindah), Alamat sekarang, Tempat Lahir, Tanggal Lahir dan Status perkawinan.
Dengan data yang sudah ada tersebut kita menginginkan semacam suatu keterangan atau rangkuman dari data-data tersebut yang menjadi sebuah informasi yang utuh dikala kita ingin mencari data warga tersebut.
Ini adalah cara lain dari contoh yang pernah saya posting sebelumnya, semisalkan postingan yang satu ini (silakan baca).
Nah sekarang anggaplah aplikasi yang kita buat adalah seperti gambar dibawah ini :

Gambar diatas menerangkan dengan “hanya” mengetik Nomor Penduduk (Cell D3) maka informasi yang muncul tidak hanya sebatas nama warga tapi data lainnya yang tercantum didatabase tapi informasi tersebut tidak berdiri sendiri melainkan menjadi sebuah rangkuman informasi (kalimat).
Yuk kita mulai membuat rumusnya :
  • Untuk memunculkan Nama Warga (Cell D4) saya yakin yang biasa berkunjung kesini sudah paham, yaitu dengan menggunanakan Fungsi VLOOKUP, dan rumusnya adalah :
=IF(ISBLANK(D3),”",VLOOKUP(D3,Sheet2!$A$6:$B$8,2,FALSE))
Kali ini kita menambah Fungsi IF dan ISBLANK dengan tujuan ketika data yang tertera di Nomor Penduduk (Cell D3) kosong dalam arti tidak ada hurup atau angka yang diketik maka di Nama Warga (Cell D4) tidak akan muncul #N/ A.
  • Karena kita ingin menampilkan profil warga tersebut di Keterangan (Cell D5) maka rumus yang kita bangun adalah sebagai berikut :
=D4&” adalah warga kami yang sekarang tinggal dan berkedudukan di “&IF(ISBLANK(D3),”",VLOOKUP(D3,Sheet2!$A$6:$G$8,4,FALSE)& dimana sebelumnya adalah warga pindahan dari &IF(ISBLANK(D3),”",VLOOKUP(D3,Sheet2!$A$6:$G$8,3,FALSE)& adapun tempat dan tanggal lahirnya yaitu &IF(ISBLANK(D3),”",VLOOKUP(D3,Sheet2!$A$6:$G$8,5,FALSE)&”, “&IF(ISBLANK(D3),”",VLOOKUP(D3,Sheet2!$A$6:$G$8,6,FALSE)& dengan status perkawinan sekarang adalah &IF(ISBLANK(D3),”",VLOOKUP(D3,Sheet2!$A$6:$G$8,7,FALSE))))))
Perhatikan baik-baik jangan dulu pusing ya, bahwa ada beberapa kalimat yang merupakan penjelasan dari rumus yang dibuat yang bertujuan menjelaskan kondisi warga tersebut dan untuk yang lainnya saya rasa cukup jelas.
Nah sekarang coba masukan salah satu nomor penduduk, misalkan A121, maka yang muncul adalah seperti gambar dibawah ini :







Mengenal Formula VLOOKUP

Kali ini kita akan belajar tentang formula Excel VLOOKUP. VLOOKUP digunakan untuk mengambil nilai dari suatu tabel yang sudah kita tentukan. Misalnya rekan-rekan mempunyai satu tabel yang berisi dengan data karyawan, dan kita ingin di sheet penggajian, ketika di ketik nomor induk (NIK)-nya secara otomatis keluar nama dan jabatan, VLOOKUP akan membantu anda.

Langsung aja ya, karena VLOOKUP membutuhkan tabel sumber data, maka anda harus membuatnya terlebih dahulu. Dalam kasus saya ini, saya akan membuat tabel yang berisi dengan data karyawan, saya mensimulasikannya dengan membuat kolom NIK, Nama Karyawan dan Jabatan.

Nah, lalu buat tabel pekerjaan, dalam kasus saya adalah tabel penggajian karyawan. Dalam tabel ini saya menginginkan ketika saya mengetikan NIK dari salah satu karyawan, maka nama dan jabatan-nya akan muncul secara otomatis. Disinilah anda akan memakai VLOOKUP, VLOOKUP mempunyai sintaks seperti ini: VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup).
Penjelasannya sebagai berikut:
  1. lookup_value: adalah cell atau range cell yang akan di isi dengan NIK yang akan di minta, dalam kasus ini terletak di tabel penggajian.
  2. table_array: adalah cell atau range cell yang berisi data sumber anda.
  3. col_index_num adalah akan menampilkan kolom keberapa dari data sumber anda. Kalau dalam contoh saya di atas berarti NIK adalah kolom 1, nama jabatan adalah kolom 2, dst.
  4. range_lookup diisi dengan FALSE atau TRUE. Parameter ini jika di isi dengan TRUE atau dikosongkan akan mencari data persis sama dengan data sumber dan sebaliknya.
Misalnya, jika saya mempunyai range pencarian data dari B4 sampai B17, dan data sumber di Sheet Reff dan mempunyai range cell B3 sampai D12 dan anda akan menampilkan nama karyawan, maka anda dapat menuliskan rumus seperti ini: =VLOOKUP($B$4:$B$17;Reff!$B$3:$D$12;2).
Jika VLOOKUP tidak mendapati data atau permintaan data maka dia akan menghasilkan Not Available string yaitu N/A, untuk ‘membersihkan’-nya anda dapat menggabungkan dengan rumus ISERROR sehingga rumus akan menjadi seperti ini: =IF(ISERROR(VLOOKUP($B$4:$B$17;Reff!$B$3:$D$12;2));""; (VLOOKUP($B$4:$B$17;Reff!$B$3:$D$12;2))).

Mengenal Formula SUMIFS

Penjumlahan dengan kriteria tertentu bisa dilakukan dengan formula SUMIF dengan sangat sederhana. Hanya saja ada kelemahannya ketika menggunakan SUMIF untuk menghitung data dengan range nilai untuk kriteria. Misalnya ingin menghitung data dari tanggal 1 sampai 7. Jika memakai SUMIF, kita harus menambahkan hasil SUMIF dengan kriteria 1, lalu dengan kriteria 2 dan ini menjadi tidak efisien. Untuk hal itu di MS Office 2007, Excel menyediakan formula dengan kegunaan SUMIF tetapi dengan multi kriteria, formula baru tersebut bernama SUMIFS.
Penggunaan SUMIFS menjadi lebih sederhana, karena kita diijinkan memasukan kriteria terhadap sum range lebih dari 1. Misalnya kita ingin menjumlahkan data dari nomor 1 sampai dengan 7 (pada file contoh yang saya sertakan). Kolom kriteria ada di range A4 sampai A16 dan sum range dari C4 sampai C16. Maka untuk menjumlakannya jika kita memakai formula SUMIF maka kita harus harus menuliskan rumus sebagai berikut:
=SUMIF(A4:A16;1;C4:C16)+SUMIF(A4:A16;2;C4:C16)+SUMIF(A4:A16;3;C4:C16)+SUMIF(A4:A16;4;C4:C16)+SUMIF(A4:A16;5;C4:C16)+SUMIF(A4:A16;6;C4:C16)+SUMIF(A4:A16;7;C4:C16)
Tapi dengan SUMIFS kita cukup menuliskan seperti ini:
=SUMIFS($C$4:$C$16;$A$4:$A$16;">=1";$A$4:$A$16;"<=7")
Jauh lebih efisien kan? Jika kita melihat contoh SUMIFS diatas maka sintaks formula nya adalah sebagai berikut: SUMIFS(sum_range; range_kriteria_1; kriteria_1; range_kriteria_2; kriteria_2... dst)
 

Memberi Simbol Mata Uang

dollarSeringkali dalam membuat laporan keuangan, kita harus mencantumkan simbol mata uang rupiah sehingga yang membaca tahu bahwa nilai itu adalah nilai nominal uang. Hal ini sebetulnya sepele sih, hanya tidak ada salah-nya saya menulis tentang cara pemberian simbol mata uang di dalam laporan kita ini (keliatan baru ngga dapat ide menulis artikel hehehehe…). Untuk itu saya ingin menulis 2 cara pemberian simbol mata uang negara kita (Rupiah).
Sebelumnya, cek dulu apakah setting regional kita sudah mengarah ke negara kita, Indonesia. Caranya:
  1. Klik Start -> Control Panel.
  2. Di Control Panel, klik ganda Regional and Language Options.
    Regional and Language
  3. Pastikan di combo Customize to choose your own format: adalah Indonesia, begitu juga dengan Location.
    pilih Indonesia
  4. Klik tombol OK, nah sekarang kita sudah siap memberikan simbol mata uang-nya di Excel.
Cara yang pertama:
  1. Blok cell yang ingin di beri simbol.
  2. Klik kanan range cell yang telah terblok itu, pilih menu Format Cells…
  3. Di tab Number, pilih Currency, pilih isian combo Symbol dengan Rp.
    cara pertama
  4. Klik OK untuk mengeksekusi format-nya.
Cara yang kedua:
  1. Memakai formula DOLLAR. Formula ini akan menambahkan secara otomatis suatu nilai dengan mata uang negara pada setting Regional and Language Options.
  2. Cara penggunaannya sangat mudah, =DOLLAR(cell_dari_nilai_yang_ingin_diberi_simbol_dollar). Misalnya nilai ada di cell A1, maka penggunaannya cukup dengan mengetik =DOLLAR(A1).
  3. penggunaan formula DOLLAR
 

Manipulasi Teks Dengan Excel

Selain mempunyai rumus-rumus untuk memanipulasi angka-angka di laporan kita, Excel juga handal dalam hal memanipulasi data teks. Salah satunya adalah mengubah suatu data teks menjadi berhuruf kecil semua, besar semua atau besar di awal kata saja.
Kali ini kita akan membahas pemakaian 3 rumus untuk melakukan hal-hal sebagai berikut:
  1. Membuat huruf besar semua, rumus yang dipakai adalah UPPER. Rumus ini akan membuat teks asal anda menjadi huruf besar semua, penggunaan rumus ini adalah UPPER(teks_asal). Misalnya data anda di cell A1, maka anda tinggal ketik rumus tersebut di satu cell kosong =UPPER(A1).
  2. Membuat huruf kecil semua, rumus yang dipakai adalah LOWER. Rumus ini akan membuat teks asal anda menjadi huruf kecil semua, penggunaan rumus ini adalah LOWER(teks_asal). Misalnya data anda di cell A1, maka anda tinggal ketik rumus tersebut di satu cell kosong =LOWER(A1).
  3. Membuat huruf besar di setiap awal kata, rumus yang dipakai adalah PROPER. Rumus ini akan membuat teks asal anda menjadi huruf besar di setiap awal kata, penggunaan rumus ini adalah PROPER(teks_asal). Misalnya data anda di cell A1, maka anda tinggal ketik rumus tersebut di satu cell kosong =PROPER(A1).

Mengganti Huruf Di Data Excel

Jika kita sering mendapat data dari orang lain, terkadang format data yang kita dapatkan belum tentu sesuai dengan keinginan kita terutama format data-nya. Misalnya jika kita mempunyai format data JG02340234 sedangkan data aslinya memakai format JG-0234-0234 tentu hal ini akan membuat format yang telah kita rencanakan bisa kacau. Merubahnya satu-persatu tentu bukan suatu ide yang baik, apalagi jika jumlah barisnya mencapai ratusan atau bahkan ribuan.
Nah, untungnya Excel sudah menyediakan satu fungsi yang bisa membuat kita me-replace dan mengganti karakter yang tidak kita inginkan menjadi karakter yang kita harapkan. Dan ini akan membuat efisien pekerjaan kita.
Rumus tersebut adalah SUBSTITUTE. Pemakaian SUBSTITUTE sebagai berikut SUBSTITUTE(teks_asal; huruf_yang_akan_diganti; huruf_pengganti; opsi). Untuk field opsi bersifat optional, jika anda tidak mengisinya maka semua karakter di teks asal akan di ganti dengan karakter yang telah anda pilih. Untuk penggunaan biasanya saya mengosongkan opsi ini karena biasanya saya me-replace setiap karakter di teks awal dengan karakter pilihan saya. Tapi jika anda ingin mengganti karakter pertama saja yang di temukan, isilah dengan angka 1 dan jika ingin mengganti karakter kedua saja yang ditemukan, isilah dengan angka 2 dan seterusnya. Perlu diingat karena tipe data yang dibaca dan dihasilkan adalah teks, anda perlu menambahkan karakter petik ganda (“) di awal dan akhir huruf_yang_akan_diganti dan huruf_pengganti.



Tidak ada komentar:

Poskan Komentar